Conference Planning Committee

Conference Planning Committee 2012 Puebla (Comité de Planeación de la Conferencia 2012 Puebla)
(At least one committee co-chair participates in conference calls) (Al menos un co-director participa en las llamadas de conferencia)

Conveners (Organizadores): Pablo Allen, Guadalupe Amescua, Marlene Moss Blumenthal
Scope of Work Alcance del Trabajo:


 * Identify chairpersons of planning committees (Identificar a los directores de los comités de planeación)
 * Solicit ideas for and identifies theme of conference (Solicitar ideas para e identificar temas de la conferencia)


 * Provide logo choices for conference (Proporcionar propuestas de logos para la conferencia)
 * Facilitate creating timeline for proposals, registration, scheduling, and printing (Coordinar la creación del cronograma para las propuestas, registro, programación e impresión)


 * Create schedule and flow of program (Crear la programación y el flujo del programa)


 * Determine focus of plenary sessions and invite speakers (Determinar el enfoque de las sesiones plenarias e invitar a los ponentes)


 * Provide support for committees (Proporcionar apoyo para los comités)


 * Oversee printed program publication (Supervisar la publicación del programa impreso)


 * Oversee on-sight logistics and hotel interface (Supervisar la logística en sitio y la interfaz con el hotel)


 * Maintain oversight over total planning process (Mantener la supervisión sobre todo el proceso de planeación)

Works closely with the Pre-Conference and Presentations Committee Co-Chairpersons (Trabaja de cerca con los Co-Directores de los comités Pre-Conferencia y de Presentaciones)
Scope of work (Alcance del trabajo):


 * Establish criteria by which proposals will be evaluated by blind peer review (Establecer los criterios por medio de los que se evaluaran las propuestas por medio de la revisión por compañeros a ciegas)


 * Enlist a diverse subcommittee of readers who will review, evaluate and rate proposals (Reclutar a un sub-comité diverso de lectores que revisarán, evaluarán y calificarán las propuestas)


 * Oversee distribution of proposals to readers (Supervisar la distribución de las propuestas a los lectores)


 * Provide on-going oversight of reading process to maintain timeline (Proporcionar una supervisión continua del proceso de lectura para mantener el cronograma)


 * Provide summary of recommendations to Pre-Conference and Presentations committee chairpersons (Proporcionar resúmenes de recomendaciones a los directores de los comités de Pre-Conferencia y de Presentaciones)

Pre-conference Workshops Talleres Pre-Conferencia: Chairpersons (Directores): Ann Bowman, Dominique Chabre and Gail Feinstein
Works closely with the Peer Review Committee, Website, Publicity Committee and Printed Program Coordinator. (Trabaja muy de cerca con el Comité de Revisión de Compañeros, los Comités del Sitio Web y Publicidad y el Coordinador del Programa Impreso)

Scope of Work (Alcance del Trabajo) :


 * Establish recommendations of criteria for pre-conference workshops, process of selection, and policy of remuneration (Establecer recomendaciones para los talleres pre-conferencia, proceso de selección y política de remuneración)


 * Creates “Call-for-Proposals” and gives to Publicity, Website, Committees, and Newsletter Editor for distribution (Crear "Solicitudes de Propuestas) y dárselas a los Comités del Sitio Web y Publicidad y el Editor del Boletín de Noticias para su distribución)


 * May want to contact particular individuals to encourage them to submit a proposal (Puede ponerse en contacto con algunos individuos en particular para animarlos a presentar una propuesta)


 * Gather Biographical Info., AV needs (Cables, projectors, flip chart, etc.) and workshop seating arrangement preference (theater, round, U shaped) to be provided to logistics committee (Reunir información biográfica, necesidades AV (Cables, proyectores, rotafolios, etc.) y preferencias de sitios para el acomodo de los salones (teatro, en círculo, en forma de U, etc.) para entregárselas al comité de logística)


 * Contact workshop leaders whose proposals have been accepted, and those whose proposals have not been accepted (Ponerse en contacto con los líderes de taller cuyas propuestas han sido aceptadas y con aquellos cuyas propuestas no han sido aceptadas)


 * Negotiate with workshop leaders who have more than one proposal accepted in order to have workshop leader present only one workshop at the Conference (Negociar con los líderes de taller que tiene más de una propuesta aceptada para que el líder de taller sólo presente un taller en la Conferencia)


 * Provide oversight to balance of accepted proposals in terms of new and veteran presenters, experiential and didactic, international mix, topics and focus. (Proporcionar supervisión para balancear las propuestas aceptadas en términos de ponentes nuevos y veteranos, experenciales y didácticos, mezcla internacional, temas y enfoques)


 * Follow-up with workshop leaders to gather any additional information needed (Dar seguimiento con los líderes de taller para reunir cualquier información adicional que se necesite)


 * Edit material for written program and provides information to program committee (Editar el material para el programa escrito y proporcionarle la información al comité del programa.


 * Provide list of presenters (with e-mail addresses) to Workshop Host Committee (Proporcinar la lista de ponentes (con direcciónes de correo electrónico) al Comite de Anfitriones de Talleres)

Presentations (Presentaciones): Chairpersons (Directores): Victor Daniels and Brad Larsen
Committee members (Miembros del comité): Ansel Woldt, Carmen Vazquez

Works closely with Conveners, the Peer Review Committee, Website, Publicity Committee and Printed Program Coordinator. Trabaja estrechamente con los Organizadores, el Comité de Revisión de Compañeros, el Comitee del Sitio Web y Publicidad y el Coordinador de Programa de Impresión)

Scope of Work (Alcance del trabajo) :


 * Create “Call-for-Proposals” and give to Publicity and Website committees for distribution (crea "Solicitudes de Propuestas y las entrega a los comités de Publicidad y del Sitio Web para su distribución)
 * Make recommendations for plenary speakers (Hace recomendaciones de los ponentes de la plenaria)
 * Make recommendations for invited workshop ( and perhaps panel) presenters (non peered reviewed workshops) (Hace recomendaciones para tallers invitados y tal vez para presentadores de panel (talleres no revisados por compañeros)
 * With conference conveners determine how many workshops to offer (Determina junto con los Coordinadores de la conferencia que tantos talleres se ofrecerán)
 * May want to contact particular individuals to encourage them to submit a peer reviewed proposal (Puede quere ponerse en contacto con algunos individuos en particular para animarlos a hacer una propuesta para ser revisada por compañeros)
 * Gather Biographical Info., AV needs (Cables, projectors, flip charts, etc.) and workshop seating arrangement preference (theater, round, U shaped) for all presenters to be provided to logistics committee (Obtiene datos biográficos, necesidades AV - cables, proyectores, rotafolios, etc. - y preferencias de arreglo del salón - teatro - en redondo, en forma de U) de todos los ponentes para proporcionárselas al comité de logística)
 * Receive proposals and ratings from peer review committee (Recibe propuestas y calificaciones del comité de revisión por compañeros)
 * Negotiate with workshop leaders who have more than one proposal accepted in order to have workshop leader present only one workshop at the Conference (Negocia con los líderes de taller que tengan más de una propuesta aceptada para que el líder de taller presente sólo un taller en la Conferencia)
 * Provide oversight to balance of accepted proposals in terms of new and veteran presenters, experiential and didactic, international mix, topics and focus. (Proporciona supervisión para balancear las propuestas aceptadas en términos de presentadores nuevos y veteranos, experenciales y didácticas, mezcla internacional, tópicos y enfoques)
 * Make final recommendations to conference conveners. (Hace las recomendaciones finales a los organizadores de la conferencia)
 * Contact workshop leaders whose proposals have been accepted, and those whose proposals have not been accepted (Se pone en contacto con los líderes de taller cuyas propuestas hayan sido aceptadas y con aquellos cuyas propuestas no fueron aceptadas)
 * Follow-up with workshop leaders to gather any additional information needed (Seguimiento con los líderes de taller para obtener cualquier información adicional requerida)
 * Edit material for written program and provide information to printed program coordinator (Eidta el material para el programa escrito y proporciona información al coordinador del programa impreso)
 * Provide list of presenters (with e-mail addresses) to Workshop Host Committee (Porporciona una lista de ponentes (con direcciones de correo electrónico al Comité de Anfitriones de Taller

Presenters' Hosts (Anfitriones de los Ponentes): Chairpersons (Directores):
Works closely with Conveners, Pre-conference Workshop and Presentations Committees. (Trabaja estrechamente con los Organizadores y los Comités de Talleres Pre-Conferencia y de Presentaciones)

Scope of Work (Alcance del trabajo):


 * Contact presenters/workshop Leaders in advance of conference to introduce yourself and tell them of your role (Se pone en contacto con los ponentes / líderes de taller antes de la conferencia para presentarse y decirles cual es su papel).


 * Find out their travel schedule; Greet and meet at airport/bus station) when they arrive in town (Averigua su itinerario de viaje; los encuentra y los recibe en el aeropuerto/terminal de autobuses))


 * Greet presenters/workshop leaders upon arrival at conference center and take to presentation room in order to resolve space issues and arrange with on-site coordinator any necessary changes well in advance of workshop being held (Recibe a los ponentes / líderes de taller a su llegada al centro de conferencias y los lleva al salón de presentación para resolver asuntos de espacio y ver con el coordinador en sitio cualquier cambio necesario mucho antes de que se lleve a cabo el taller)


 * Attend presentation/workshop and handle any needs that arise during the workshop (Asiste a la presentación/ taller y se hace cargo de cualquier necesidad que surja durante el taller)

Visual Design Chair (Diseño Visual):
Works closely with conveners to sponsor design contest in Mexico; works closely with website, publicity, workshop, registration packet materials, and written program committees. (Trabaja estrechamente con los Organizadores para patrocinar un concurso de diseño en México,. trabaja estrechamente con los comités del Sitio Web, publicidad, talleres, materiales del paquete de registro y del programa impreso)

Scope of Work (Alcance del trabajo):


 * Work to provide a graphic design signature and/or logo for all materials and website. (Trabaja para proporcionar una firma de diseño gráfico y/o logotipo para todos los materiales y el sitio Web)


 * Create a template for committees’ use or assists committees’ in the creation of the printed material and digital material to create a unified signature for the conference. (Crea una plantilla para ser usada por los comités o les ayuda a lo comités en la creación del material impreso y el material digital para crear una firma unificada para la conferencia)

Website (Sitio Web): Chairperson (Director): Brian J. Mistler
Website Spanish Translator (Traductor del Sitio Web): Alfredo Amescua Villela

Works closely with all committee chairs via e-mail as needed. (Trabaja estrechamente con los directores de comités a través de correos electrónicos según se necesite)

Scope of Work (Alcance del Trabajo):


 * Coordinates and maintains consistency of wiki or website (Coordina y mantiene la consistencia el sitio Wiki o Web)
 * Maintains admin control for locking pages as needed (Mantiene el control administrativo para cerrar las páginas según se requiera)


 * Advises and assists others with processes for posting information (Asesora y ayuda a otros con procesos para subir información)


 * Creates and maintains on-line lists for committee communication (Crea y mantinen listas en línea para la comunicación de los comités)

Publicity Co-Chairs (Co-Directores de Publicidad): Talia Levine bar Yoseph and Myriam Munoz
Works closely with all committee chairs and with Board Communications and website chairperson. (Trabaja estrechamente con todos los directores de comités y con el Consejo de Comunicaciones y el director del sitio Web).

Scope of Work (Alcance del trabajo):


 * Distribute publicity materials to regions through the RCPs, website and email lists. (Distribuye materiales de publicidad a las regiones a través de PCOs, sitios Web y listas de correo electrónico).
 * Create an email list that includes institutes and training centers who are not members, as well as those who are (Crea una lista de correo electrónico que incluye institutos y centros de capacitación que no son miembros, así como de aquellos que sí son).
 * Make personal contacts to Training Institutes and Schools (Acquires appropriate email lists) (Entra en contacto personal con los Institutos y Escuelas de Capacitación [Adquire las listas de correo electrónico apropiadas])
 * Create publicity materials in conjunction (using AAGT and Conference logos). (Crea materiales públicos en conjunto [Usando logos de AAGT y de la Conferencia])
 * Create a save the date email and distribute it to the membership and to as broad an email list as possible. (Crea y guareda el correo electronico de la fecha y lo distribuye a la membresía y a una lista de correos electrónicos tan amplia como sea posible).
 * Work with the RCPs to enlist them in publicizing the conference within their regions (Trabaja con RCPs para reclutarlos para publicitar la conferencia dentro de sus regiones)
 * Provide regular information for the newsletter about the conference (Proporciona información regular para el boletín de noticias acerca de la conferencia)

Scholarship Committee (Comité de Becas): Chairperson (Directores): Bud Feder and Judy Graham
Works with publicity to disseminate information about scholarship availability and application process; works with registration to identify those requesting assistance. Works with Work/study Committee. (Trabaja con publicidad para diseminar información acerca de la disponibilidad de becas y los procesos de solicitud, trabaja con registro para identificar a aquellos que solicitan ayuda. Trabaja con el Comité de Trabajo/estudio).

Scope of Work (Alcance del trabajo) :


 * Organize events to raise money for scholarship (Organiza eventos para reunir fondos para becas)


 * Write scholarship appeals for land mail and/or internet (Escribe solicitudes de becas para correo terrestre y/o Internet)


 * Develop criteria for awarding scholarship assistance (Desarrolla criterios para otorgar becas)


 * Review requests for scholarship assistance (Revisa solicitudes de asistencia de becas)


 * Assess amount required (for registration, hotel, and/or travel). (Cuantifica las cantidades requeridas (para registro, hotel, y/o viaje).


 * Award scholarship assistance and work/study (Otorga asitencia de becas y trabajo/estudio)

Work/study (Trabajo/estudio): Chairperson (Director):
Scope of Work (Alcance del Trabajo)
 * Identify opportunities for work/study people (Identifica oportunidades de trabajo/estudio para personas)
 * Coordinate with scholarship committee in establishing criteria for work/study opportunities separate from scholarship assistance (Coordina con el comité escolar para establecer los criterios de trabajo/estudio diferentes a la asistencia de becas)
 * Awards work/study positions (Otorga posiciones de trabajo/estudio)
 * In collaboration with work/study individuals make assignments for specific work/study tasks (En colaboración con individuos de estudio/trabajo hace las asignaciones para tareas específicas de trabajo/estudio)
 * Oversees work/study individuals during the conference (Supervisa a los individuos de trabajo/estudio durante la conferencia)

Process Groups (Grupos de Proceso): Chairperson (Director): Perry Klepner
Works closely with name-tag and registration materials committees. (Trabaja estrechamente con los comités de gafetes y materiales de registro)

Scope of Work Alcance del Trabajo:


 * Develop process for participation in process groups (Desarrolla el proceso para la participación en los grupos de proceso)


 * Enlist process group leaders (Recluta a los líderes de los grupos de proceso)


 * Train process group leaders (Capacita a los líderes de proceso)


 * Implement procedure for participant involvement in process groups (Implementa procedimientos para el involucramiento del participante en los grupos de proceso)


 * Meet at least twice with process group leaders during the conference (Se reune al menos dos veces con los líderes de los grupos de proceso durante la conferencia)


 * During the conference provides information to CPC about participants’ experience. (Durante la conferencia, le proporciona información a CPC acerca de la experiencia de los participantes).

Newcomers Orientation and Support '(Orientación y Apollo a los Recien Llegados)': Chairpersons (Directores): Marilyn Myles and
Scope of Work (Alcance del Trabajo) :


 * Design an orientation for newcomers to AAGT (Diseño y orientacion para los recien llegados a AAGT)


 * Establish supports that extend throughout the conference for newcomers (Establece apoyos a los recien llegados que se extienden durant la conferencia)

Written Program (Programa Escrito)
Works closely with Co-Conveners, Pre-Conference, Invited Presenter, Presenter, On-site Registration and Local Resources and Inserts Chairpersons. (Trabaja estrechamente con los Co-Organizadores, Pre-Conferencia, Ponente Invitado, Ponente, Registro en Sitio y Recursos Locales e Inserta Directores)

Scope of Work (Alcance del Trabajo) :
 * Locates a printer and graphic designer (Localiza un impresor y diseñador gráfico)
 * Creates the program layout (Crea el diseño del programa)
 * Oversees the printing of the written program (Supervisa la impresión del programa escrito)
 * Delivers program to On-Site Registration Committee (Le entrega el programa al Comité de Registro en Sitio)

On-site Registration: Chairperson:
Works closely with the registration packet materials committee, and written program committee. Chairperson participates on the Conference Planning Committee.

Scope of Work :


 * Recruits individuals to person the registration table


 * Creates a schedule for those working at registration table


 * Organizes the process of stuffing registration packets with tote bags


 * Oversees on-site registration process

Welcoming: SubCommittee Chairpersons:
Work closely with the registration committee, visual design chairperson

Scope of Work


 * Create and purchase tote welcome bag for each participant
 * Establish and people a welcome and information table during the conference
 * Assist Registration Committee in process of stuffing registration packets/ tote bags

Local Resources and Inserts: Sub-committtee Chairperson:
Works with registration committee.

Scope of wor k:


 * Research area, activities, and restaurants


 * Compile information


 * Sit at Registration Table to provide information


 * Produce inserts including: Local restaurants, Tourist Info, Local Map, Hotel layout


 * Solicit inserts from membership in advance of the conference


 * Assist in placing inserts in registration packets

Name Tags and Participant List On-site SubCommittee Chairperson:
Works closely with Registration Committee


 * Create participant lists


 * Prints *Large Print* name tags with name and city/country of origin


 * Assists in process of stuffing registration packets and placing name tags in registration packets

Housing Committee: Chairperson
Works closely Scholarship Committee and Registration Committee.

Scope of work :


 * Facilitate bringing together those who wish to room share in the hotel


 * Work with Scholarship Committee to identifies those who may need housing assistance


 * Secure hosts for available housing with local Gestalt graduates


 * Match hosts with those seeking housing

Publications and Organization/Personal Workshop Information Tables: Chairperson:
Scope of Work :
 * Contact member organizations about wanting display tables
 * Answer questions from those wishing to bring items to display (re cost for non-member organizations)
 * Assist people in display of materials and storage of materials
 * Maintain oversight of information table to keep it neat during conference.
 * Work with publishers to ensure someone will be at table at all times.

Interest Groups: Chairpersons: Joe de Paula
Works closely with Conveners on scheduling lunchtime meetings Scope of Work:


 * Develop process for participation in interest groups
 * Enlist interest group leaders


 * Train interest group leaders


 * Implement procedure for participant involvement in interest groups


 * Meet with interest group leaders during the conference


 * During the conference provide information to CPC about participants’ experience.

Special Events: Chairperson:
Scope of Work:


 * Investigate possible special events for conference participants


 * Develop proposals for events


 * Present proposals to Conference Planning Committee


 * Make arrangements for special events


 * Oversee special events

Saturday Night Celebration: Chairperson:
Works in conjunction with Co-Conveners

Scope of Work:


 * Organize and supervise the celebration

Silent and Live Auction: Chairpersons:
Scope of work:


 * Solicit items from the membership or local businessesfor auction on Saturday night.


 * Secure the shorts of St. Ansel


 * Enlist auctioneer


 * Conduct silent auction if agreed upon by committee


 * Display silent auction items


 * Prepare silent auction tags


 * Distribute auction items to those who have purchased and collect payment.

Continuing Education and Evaluations: Chairpersons: Ansel Woldt and Peter Cole
Scope of work:


 * Manage all CE requirements and submission of documents


 * Work with RCPs and Conference Co-conveners to provide nurses, social workers, and counselors CEs; provide documentation for non USA participants.


 * Create and distribute evaluations


 * Collect and tabulate evaluations


 * Provide a written summary to CPC and Board


 * Submit information to acquire CEs


 * Create and distribute appropriate documents


 * Collect documents and maintain record of those receiving CEs

Conference Consultants: Dan Bloom, Cathy Gray and Gail Feinstein
Scope of work:
 * Advise conveners
 * Advise CPC

Conference Treasurers: Burt Lazarin and Janneke van Beusekom
Scope of work:
 * Handle all income and expense payment and accounting for the conference


 * Create periodic reports for CPC

Translators: Chairpersons: Leticia Zamora and Anita Duckles
Scope of work:


 * Locate Spanish-English, English-Spanish translators


 * Assign translators to speakers, workshops